Gestão de Custos em Clínicas Médicas: um passo a passo de como fazer

Introdução

Fator financeiro recorrente no dia a dia do financeiro, os custos são gastos ocorridos para a geração de um determinado produto, podendo estar diretamente ou indiretamente relacionado à produção do produto.

Neste post, será abordado a importância dos custos, as consequências de uma má gestão e algumas dicas de como gerí-los.

Importância

A gestão dos custos é de extrema necessidade para as empresas: desde a melhora na tomada de decisão à competição no mercado, a gestão de custos está presente em vários aspectos estratégicos da empresa.

Visto isto, a ausência de uma gestão de custos adequada pode gerar valores que não condizem com a realidade da empresa, dificultando a criação e interpretação de indicadores financeiros fundamentais para a tomada de decisão.

Desafios

Embora a gestão de custos seja de extrema importância para a estratégia e operação da empresa, é comum que empresas de todos os tamanhos possuam dificuldades no controle de gastos.

Em setores voltados à saúde, como clínicas médicas, a dificuldade é ainda maior: há uma grande diversidade de funcionários com conhecimentos técnicos específicos (como médicos, enfermeiros, psicólogos, etc), mas poucos com técnicas voltadas à área financeira. Além disso, em geral, os poucos profissionais que possuem conhecimento na área financeira não possuem conhecimento específico na área de custos.

E as consequências disto?

As consequências de uma gestão ineficaz ou ausente de custos podem ser devastadoras para a empresa, visto a quantidade de fatores relacionados à essa informação. Alguns desses fatores são:

- Indicadores Financeiros

A falta de gestão dos custos prejudica a criação de informações gerenciais, informações fundamentais na tomada de decisão dos gestores. O ponto de equilíbrio, por exemplo, é um indicador que se utiliza dos custos com o intuito de demonstrar quanto é necessário vender para gerar lucro;

- Otimização de Gastos

Uma das estratégias comuns das empresas é a tentativa de reduzir os custos indiretos, visto que os mesmos não estão diretamente relacionados à quantidade de vendas. São exemplos de otimização a redução do desperdício de água e a redução dos gastos com eletricidade.

- Obrigações Fiscais

Informações incorretas acerca de custos podem gerar demonstrações contábeis que não refletem a realidade, o que pode ser configurar inadimplência fiscal.

- Formação do preço de venda do produto ou serviço

Um dos fatores que definem o preço de venda são os custos envolvidos na geração daquele produto/serviço. A gestão ineficaz pode gerar (i) preços superestimados, o que leva à redução da demanda, ou (ii) preços subestimados, o que leva à diminuição dos lucros (ou até mesmo ao prejuízo).

Conceitos

Como podemos ver, o grau de importância e complexidade nessa área são grandes, porém, há algumas dicas que podem ser feitas para auxiliar no processo da gestão. Um dos primeiros passos para se ter uma boa gestão dos custos é saber os principais conceitos que os envolvem:

Custos Diretos: Gastos que são diretamente ligados ao produto/serviço, é perceptível ao fazer um serviço ou vender o produto. Exemplos:

- Materiais de consumo: agulhas, luvas, gazes, seringas;

- Medicamentos: soros, alimentação terapêutica e seus derivados.

Custos Indiretos: Não estão necessariamente ligados ao produto/serviço. Exemplo: aluguel, luz, água, telefone e internet.

Custos Fixos: São custos que se mantém independentemente do nível de atividade da empresa. Exemplo: o aluguel, independentemente de quantas vendas ocorrerem no decorrer do mês, possuirá o mesmo valor ao final do mês.

Custos Variáveis: São custos que são alterados dependendo do nível de atividade da empresa; quanto mais a empresa produzir algo, mais energia vai gastar, maior a conta de luz.

Direcionadores de Custos: quantidade de trabalho aplicada em determinada atividade, como, por exemplo, horas de trabalho em funcionários que não estavam ligadas diretamente a produção do produto.

Como fazer a gestão de custos

Método ABC (custeio Baseado em atividades): O método de custeio ABC é utilizado para alocar os gastos/despesas nas diversas atividades de uma empresa a fim de saber o quanto cada atividade consome de recursos. Ele faz uma relação entre o que foi gasto (água, luz, salário, etc.), em que foi gasto (atendimento, cirurgias, diagnósticos, entre outros) e para que foi gasto (serviço A, serviço B).

Em geral, o método ABC é aplicado em 4 etapas na área da saúde:

1. Identificação das atividades: Nessa etapa, a organização mapeia as atividades executadas, gerando um dicionário que permite a definição e relacionamento de cada atividade executada;

2 Atribuir custos a cada uma das atividades; identificar e associar cada gasto às respectivas atividades:

- Identificação dos Recursos: identificar quais recursos são utilizados nas diversas atividades e o seu respectivo valor monetário.

- Identificação e Medição dos Direcionadores de Recursos: definir quais serão as unidades de medida utilizada nos direcionadores de recursos.

- Alocação dos recursos nas atividades: nessa etapa, utiliza-se de cada atividade, alocando os recursos, direcionadores de custo e o total de recursos utilizados. Como por exemplo a coleta de roupas, pesagem de roupas, lavagem de roupas. Exemplo:

3. Identificação dos produtos, serviços e clientes da organização: etapa que permite, de acordo com a eficácia e eficiência dos processos, analisar a remuneração dos cargos da organização. Entrevistas com diversos colaboradores de cada área da empresa é uma maneira de captar os dados necessários, como o tempo gasto e os recursos utilizados para realizar determinadas atividades.

4. Geradores de custos da atividade: nessa etapa, visando identificar a composição dos custos de uma atividade maior (macro atividade), as tarefas deverão ser subdivididas em etapas menores.

Veja o que é necessário para lavar 1 kg de roupa:

Conclusão

A gestão de custos de uma empresa é de extrema importância para a geração de informações gerenciais que embasam a tomada de decisão. Entretanto, há algumas barreiras a serem quebradas para se ter uma boa gestão, como a falta de pessoas capacitadas para exercer essa função.

Ainda precisa de ajuda relacionada a custos? Entre em contato com a gente!

Texto Escrito por Pedro Schweitzer

Revisão: Hugo Ayres