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KPIs operacionais: como criar indicadores-chaves para mensurar o desempenho de processos


Durante a elaboração do Planejamento Estratégico, é necessário definir maneiras de avaliar se os objetivos estão sendo alcançados, podendo, assim, moldar as diretrizes estratégicas da empresa ao decorrer do tempo.

Visando mensurar numericamente o alcance dos objetivos, os indicadores-chave, também chamados de KPI (Key Performance Indicator), são ferramentas de gestão que permitem avaliar o desempenho de um determinado processo.

Neste post será abordado:

O que são os indicadores-chave

Como definir um objetivo

Como criar e adaptar indicadores-chave para a realidade da sua empresa

O que são os indicadores-chave?

Os indicadores-chave, também chamados de KPIs (Key Performance Indicator), são ferramentas de gestão que permitem avaliar o desempenho de um determinado processo ou da empresa como um todo. Eles podem ser quantitativos, como por exemplo o faturamento de vendas mensal, ou qualitativos, como a satisfação dos clientes com o atendimento da sua empresa.

É desejável que a quantidade de indicadores que a empresa adote seja suficientemente grande para se ter uma noção sistêmica e, ao mesmo tempo, suficientemente pequeno para não dispersar as ações na busca pelo objetivo.

Definindo objetivos

Antes de selecionar quais indicadores serão aplicados, é necessário definir quais são as suas metas e aonde você quer chegar, não esquecendo de seguir a missão, visão e valores da empresa.

Para isso, é comum utilizar o método SMART de definição de metas. “SMART” é um acrônimo em inglês e cita as 5 características que todo objetivo deve possuir:

Specific (Específico) – deve ser objetivo e entendível por todos os colaboradores da empresa. Objetivos amplos como “melhorar os processos internos” não são válidos, pois não demonstram com que proporção o fator será melhorado;

Measure (Mensurável) – deve ser capaz de ser medido por meio de números (quantitativamente);

Achievable (Atingível) – empresas podem e devem definir grandes objetivos, porém, eles devem estar de acordo com a realidade possível;

Relevant (Relevante) – o objetivo alcançado deve recompensar os esforços empregados. Caso os esforços sejam muito maiores do que o possível benefício, o objetivo deve ser revisto;

Time-based (Temporal) – deve-se estabelecer um prazo para que aquele objetivo seja atingido. Isso evita que o objetivo seja esquecido com o passar do tempo e que os colaboradores fiquem desmotivados.

LEIA TAMBÉM: ANÁLISE DE MERCADO: O QUE É E PARA QUÊ SERVE?

Como criar e adaptar indicadores-chave para a realidade da sua empresa

Apesar da criação dos indicadores-chave variar de negócio para negócio, existem algumas dicas gerais para a elaboração dos KPIs:

Pergunte a si mesmo:

“Quais informações não estão disponíveis no momento e você acredita fazer diferença na empresa?”

Exempo: Em média, cerca de R$ 1.250,00 do faturamento de uma empresa está sendo investido em Marketing. Qual é o retorno que esse investimento está trazendo à empresa sendo que o faturamento gerado pelas campanhas é de em média R$ 2.000,00?

Indicador-chave recomendado: ROI (Retorno Sobre Investimento) - mensura a porcentagem de retorno que um certo investimento gerou.

A fórmula do ROI é:

ROI = (Receitas-Despesas)/Despesas * 100

Logo:

ROI = (2.000,00 - 1.250,00)/1.250,00 * 100

ROI = 0,6 * 100

ROI = 60%

Nesse exemplo, é possível ver que o investimento nas campanhas de Marketing gera um retorno significativo, logo, é recomendável que os investimentos na área não sejam interrompidos.

2. Utilize a estatística a seu favor

Algumas variáveis estatísticas não apresentam complexidade no cálculo e são capazes de fornecer muitas informações úteis. Alguns exemplos dessas variáveis são a média, mínimo e máximo.

Exemplo: O proprietário de uma hamburgueria está em dúvida se mantém ou não uma opção de sanduíche que utiliza ingredientes muito específicos e com um curto prazo de validade. Após o último mês, foi registrado a venda de 30 unidades dessa opção de sanduíche. O vendedor deve manter o produto no catálogo?

Indicador-chave sugerido: média

Média = Quantidade de hambúrgueres vendidos por mês/Intervalo de tempo avaliado

Média = 30 sanduíches/30 dias

Média = 1 sanduíche/dia

O resultado acima indica que o sanduíche deve ser mantido no cardápio apenas se o proprietário realizar compras todos os dias, pois, visto o curto prazo de validade dos ingredientes, esse é o único contexto viável para que a venda seja continuada.

3. Estabeleça uma periodicidade para coletar os dados e calcular os indicadores-chave.

Quando se trata de indicadores, um dos pontos mais importantes para garantir a efetividade do método é a constância: estabeleça de quanto em quanto tempo os dados serão coletados para o cálculo dos KPIs e cumpra rigorosamente esse rotina.

Após a coleta e cálculo dos dados de alguns períodos, compare os resultados com o passar do tempo, verificando se as ações realizadas dentro da empresa estão a aproximando do objetivo ou a afastando.

4.0 Combine variáveis diversas para achar informações úteis

Os indicadores-chave permitem facilmente relacionar variáveis quantitativamente. Liste uma série de variáveis relevantes e tente combinar informações que possam gerar dados úteis.

Exemplo: Uma pequena estamparia de camisetas estampa em média 60 unidades de um modelo de camisa por mês, sendo que o custo de cada uma é cerca de R$ 10,00. Cada camisa leva em média 2 minutos para ser estampada e, por mês, cerca de 5 camisas apresentam defeito.O lucro líquido médio mensal (resultado já descontando todas os custos e despesas) obtido com a venda das camisetas é R$ 200,00.

Variáveis:

Número de camisas fabricadas por mês: 60 unidades/mês

Custo unitário: R$ 10,00

Receita Bruta de Vendas: R$ 800,00

Tempo de produção: 20 minutos

Taxa de desperdício: 5 camisas/mês

Lucro Líquido: R$ 200,00

Relacionando as variáveis e criando os KPIs:

Capacidade de produção diária (CP)

CP = Número de camisas fabricadas por mês/30 dias

CP = 60/30 = 2 camisas por dia

Com esse indicador, é possível acompanhar se a produção de camisas está aumentando, diminuindo ou permanecendo constante com o passar dos meses, podendo assim tomar assim realizar os ajustes necessários.

Desperdício Médio (DM)

DM = (Número de Camisas Defeituosas/Número Total de Camisas Fabricadas) * 100

DM = 0,833 * 100 = 8,33%

O indicador de desperdício demonstra se a produção de camisas está sendo eficiente (utilizando a menor quantidade de recursos disponível), permitindo a remodelagem de processos em casos de gargalo.

Lucratividade (L)

A lucratividade é uma relação entre o lucro líquido e o faturamento com as vendas.

L = (Lucro Líquido/ Receita Bruta de Vendas) * 100

L = (200/800) * 100

L = 0,25 * 100 = 25%

Isso significa que para cada R$ 1,00 gasto com a compra de camisas, um lucro de R$ 0,25 é gerado.

Conclusão

A implementação de indicadores-chave nos processos internos da empresa é fundamental para verificar se os objetivos estão sendo alcançados ou não, podendo assim tomar as decisões estratégicas e alinhar os colaboradores.

E aí, sente que há processos na sua empresa que podem ser melhorados com a implementação de indicadores-chave? Entre em contato conosco!

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