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Plano de Contas: entenda a importância e como estruturar



Introdução

Durante um período de tempo, diversas transações econômicas acontecem dentro de uma empresa, sejam essas transações de compra, venda, recebimentos, pagamentos e etc. Contudo, é essencial ter um controle desse processo para que a empresa tenha condições de arcar com suas dívidas nos prazos corretos e, por esse motivo, é essencial que se adote um Plano de Contas na entidade para que o negócio tenha e continue com um bom funcionamento.

O que é um plano de contas?

O plano de contas é definido como a descrição de todas as contas que compõem as demonstrações contábeis de uma determinada empresa, em especial o balanço patrimonial e a demonstração do resultado do exercício, que são demonstrações exigidas por lei para todas as empresas. É importante ressaltar que ele varia de acordo com o negócio em análise, pois cada um tem a liberdade, com algumas ressalvas, de decidir qual nomenclatura é a mais adequada para melhor representar a situação da empresa. Ainda, o plano de contas também varia de acordo com o segmento abordado, como o alimentício, industrial e outros, pois cada segmento possui contas que melhor traduzem o seu funcionamento.

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Qual a importância do plano de contas?

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Um plano de contas bem elaborado atende não somente os agentes internos, mas também os agentes externos.

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Em relação aos agentes externos, ainda que o plano de contas seja flexível e de escolha de cada entidade, há algumas orientações que devem ser seguidas, como a necessidade de adequação às normas contábeis vigentes. Além disso, é de extrema importância seguir as diretrizes para estruturação das demonstrações. Portanto, para elaboração do plano de contas é importante que haja participação de profissionais habilitados e atualizados em relação aos preceitos contábeis.

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Com a necessidade de seguir normas vigentes, há uma proteção dos agentes externos, pois os mesmos não se depararão com demonstrações que possuam contas que não poderiam ser empregadas e há um auxílio da fiscalização por meio dos órgãos reguladores. Já em relação aos agentes internos, essa ferramenta é de extrema importância para padronizar as contas existentes em um estabelecimento, facilitando o controle e compreensão por parte de todos os seus membros que possuam um mínimo conhecimento da área contábil.

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Caso não houvesse uma definição pré-estabelecida de como registrar as operações e posses de uma empresa, se ocorresse uma troca de pessoa responsável pela elaboração das demonstrações e elas não mantivessem uma comunicação, isso poderia afetar as contas e a interpretação daqueles registros, pois como os indivíduos divergem em relação a muitos lançamentos, o que é registrado de uma forma poderia ser considerado incoerente por outro membro. Com isso, as demonstrações não estariam padronizadas e isso afetaria não somente a interpretação do desempenho da empresa, como poderia originar informações incoerentes.

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Outra forma de utilização do plano de contas é na elaboração dos orçamentos empresariais, permitindo que a empresa possa padronizar os seus serviços, além de alcançar metas definidas e controlar o caixa. Um plano de contas bem estruturado permite que a empresa possua características imprescindíveis para um bom funcionamento, como melhor organização, maior detalhamento das informações fornecidas, controle da inadimplência e eliminação de multas fiscais oriundas de erros nas informações disponibilizadas.

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Os principais erros cometidos na elaboração de um plano de contas se resumem à confusão entre conceitos como custos, gastos, despesas e investimentos, falta de padronização no plano e ausência de informações importantes. Com isso, há a necessidade de maior atenção a esses fatores enquanto há a elaboração do plano.

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Como deve ser elaborado um plano de contas?

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O plano de contas deve seguir uma estrutura de elaboração que possua os grupos principais acompanhados de seus respectivos subgrupos. Como exemplo, um grupo do ativo circulante pode ser composto por diversos subgrupos, como o de disponibilidades, bancos e estoques. Ao registrar o subgrupo de estoques, por exemplo, ainda há outras divisões, como a de estoques de produtos em elaboração ou a de estoques de produtos acabados.

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Além disso, outra orientação que deve ser seguida na elaboração do plano de contas de uma empresa é que há uma ordem previamente definida, que é baseada na estrutura apresentada na demonstração do balanço patrimonial, ou seja, primeiramente há o grupo do ativo, que é dividido em circulante e não circulante, seguido pelo grupo do passivo, que possui as divisões de passivo circulante, passivo não circulante e patrimônio líquido. Em seguida vêm as despesas e, por último, as receitas.

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Há 3 etapas que devem ser seguidas para facilitar a elaboração de um plano de contas para a empresa. O primeiro passo é juntar e organizar todos os documentos relevantes da empresa e, para que isso seja possível, é importante manter um controle financeiro diário e em uma plataforma preferencialmente automatizada para facilitar a reunião dos dados e evitar uma possível perda de informações.

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Em segundo lugar, é necessário definir 4 grandes grupos de contas, que já foram citadas anteriormente, sendo eles os ativos, passivos, receitas e despesas. Por último, devem-se criar subgrupos dentro dessas categorias e alocar cada conta da empresa dentro deles e, para isso, é importante a participação de um profissional da área para realizar a alocação correta.

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Além do que já foi citado, é importante atentar-se também ao tamanho do seu plano de contas, que deve ser razoável, pois pode não ser totalmente eficaz caso seja muito extenso. Os planos de contas extensos, além de ficarem poluídos visualmente, podem atrapalhar na análise das informações, confundindo quem está interpretando. Já aqueles que possuem um tamanho mais razoável ficam mais organizados, atendem melhor às necessidades da empresa e facilitam o trabalho daqueles que são encarregados pela elaboração das demonstrações contábeis da empresa em questão.

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Além disso, o plano de contas escolhido pela empresa pode ter diversos níveis de detalhamento e isso deve ser decidido de acordo com o que melhor representará a sua realidade e facilitará o controle de sua situação financeira. O detalhamento do plano de contas também varia de acordo com a complexidade do regime de tributação que incide sobre a empresa. Dessa forma, empresas com regime de tributação complexo, como as tributadas pelo Lucro Real, possuem um plano de contas bem mais detalhado do que as que possuem regime de tributação simples, como a adoção do Simples Nacional.

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Plano de contas contábil x gerencial

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Há dois principais tipos de plano de contas, que são o plano de contas contábil e o plano de contas gerencial.

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O plano de contas contábil é o responsável por nortear a elaboração das demonstrações contábeis e tem como objetivo principal demonstrar a situação financeira de seu negócio. Esse plano somente pode ser elaborado por um contador que conhece e segue as normas definidas pelos conselhos contábeis. Porém, como algumas pequenas empresas não utilizam a contabilidade como plataforma para gerenciar o seu negócio, este tipo de plano de contas acaba sendo utilizado apenas para honrar os compromissos legais que a empresa possui e não para orientar os agentes internos na tomada de decisões e no gerenciamento.

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Com isso, surge o plano de contas gerencial, que é utilizado como um instrumento que permite estabelecer um controle financeiro interno. Visto que esse tipo de plano é utilizado apenas para controle interno, ele não precisa seguir todas as normas contábeis, podendo ter uma apresentação mais simples, a fim de facilitar a compreensão dos membros. Na maioria dos casos, para tomada de decisões, o empresário optará pela utilização de um plano de contas gerencial bem detalhado.

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Existia ainda o plano de contas referencial, que se resumia a uma padronização da Receita Federal para informar os dados contábeis no Sistema Público de Escrituração Digital, mas o mesmo deixou de ser obrigatório em 2014.

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Conclusão

O plano de contas orienta a empresa na elaboração de suas demonstrações de modo que estejam em consonância com a legislação vigente, a fim de evitar problemas com o fisco e outros órgãos fiscalizadores. No entanto, a importância do plano de contas não está relacionada apenas ao atendimento à legislação ou às obrigações de elaboração na escritura contábil e suas divulgações, uma vez que com o plano de contas gerencial os elementos presentes podem e devem ser utilizados pela empresa como uma forma de organização de dados, auxiliando todos os setores da entidade, além servir como auxílio à gestão financeira.

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Texto escrito por Edson Souza e Giovana Gomes

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